会社に勤めて一定の年数が経ち、「今より広い賃貸物件に住もうかな？」「実家を出て一人暮らしを始めようかな？」と悩んでいる方も多いでしょう。このとき、「住所が変わることを会社に伝える必要ってあるの？」と悩む方もいるかもしれませんが、会社に在籍しているときに引っ越しをした場合、そのことを必ず会社に伝える必要があります。

今回は、引っ越しをしたときに会社に報告しなくてはいけない理由や、伝えるときに役立つメールの例文を紹介していきますので、興味をお持ちの方はぜひチェックしてみてください。

引っ越しをしたらすぐに会社へ報告する必要がある

引っ越しをしたときは、できる限り早めに勤めている会社に報告する必要があります。報告を怠ってはいけない理由は下記のとおりです。

<会社へ報告しなくてはいけない理由>
税金・社会保険料・年金などの支払いに影響があるため
正しい交通費を算出するため
緊急時に安否確認ができなくなるため
会社の就業規則違反に該当する可能性があるため

平穏な社会生活を送るためにも、引っ越しを行った旨は早急に伝える必要があるといえます。

税金・社会保険料・年金などの支払いに影響があるため

会社に勤めている方の場合、税金・社会保険料・年金などの支払いを会社が代行しています。正しい住所を把握していないと適切な対処ができず、関係部署の方に迷惑をかけることになります。

正しい交通費を算出するため

引っ越しによって会社への通勤時間が変わるため、場合によっては通勤手当が過剰に支給されることになります。このことが発覚した場合、交通費の不正受給となって何らかの処分が下されます。

また、新居が旧住居よりも遠くなる場合、交通費が不足してしまい自己負担が増えてしまうため、引っ越しをしたときは早めに住所変更の連絡を行うようにしましょう。

緊急時に安否確認ができなくなる

現住所に暮らしていないことがわかった場合、災害などの緊急時に安否確認ができなくなります。また、何らかの理由で無断欠勤が続いている場合、自宅へ出向いて安否を確認する必要がありますが、住所が変わっているとこれも難しくなってしまうでしょう。

会社の就業規則違反に該当する可能性がある

就業規則の内容は会社によって異なりますが、正確な住所を会社側に提示することを求めているケースが多くあります。就業規則に違反してしまうとペナルティが発生する可能性があるほか、会社からの信用も失ってしまうでしょう。

引っ越しをしたことを会社に報告するときに必要になる書類

提出書類は会社によってそれぞれ異なりますが、「住所変更届」などの書類に新住所を記載し、総務部や人事部へ提出するのが一般的です。これと同時に、「住民票」「運転免許証」などの提示を求められるケースもあるでしょう。

引っ越しをしたことを会社に伝えるときに送るメールの内容

住所が変わったことを会社に伝える際には、対面ではなくメールでも問題ありません。ただし、顔を合わせる機会の多い直属の上司には、メールを送った後に口頭で伝えるなどの工夫も必要です。以下に、実際に使えるメールの例文をご紹介しますので、自分のケースに合わせてアレンジして使ってみてください。

<総務部・管理部宛てのメールの例文>
総務部人事課　
ご担当者様

お疲れ様です。
○○部○○課の○○（氏名）です。

このたび、結婚のため引っ越しをすることになりました。
旧住所・新住所をお伝えしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

旧住所：○○県○○市…
新住所：△△県△△市…

新住所からの通勤方法は○○、最寄り駅は○○駅、通勤時間は○分ほどです。
住所変更に関して必要な書類がございましたら準備いたしますので、一度お知らせいただけますでしょうか？
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

<上司に送るメールの例文>
◯◯部長

お疲れ様です。
○○部○○課の○○（氏名）です。
このたび、結婚のため引っ越しをすることになりました。

新住所は△△県△△市…です。

具体的な日程は調整中であり、決まり次第あらためてお知らせいたしますので、何卒よろしくお願いいたします。

なお、引っ越しに伴い有給を取得する場合には、メールの最後に「引っ越し前後に有給休暇を取得したい」といった旨を記載しておくと、引継ぎや申請手続きを進めやすくなります。

まとめ

「引っ越しをしたことを会社に伝えなくても良いのでは？」と思っている方も多いのですが、報告を怠ると税金・社会保険料・年金などの支払いに影響が出るほか、就業規則に違反してしまい会社からの信頼を失うおそれがあるので、できるだけ速やかに報告をする必要があります。会社の上司や関連部署の方に住所が変わったことを伝える際には、今回ご紹介したメールの例文を参考にしていただき、速やかに行うようにしてください。

また、会社への報告など、引っ越しをするとさまざまな手続きが必要です。引っ越し前後にはやることがたくさんあるため、引っ越しは信頼できる業者に依頼してスムーズに進めましょう。

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